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Dokumentenmappen – praktische Ordnungshelfer für Büro und Heim
Mit Dokumentenmappen lassen sich Unterlagen wie Verträge, Prospekte, Abrechnungen und Co. ganz einfach organisieren. In den Business-Taschen sind Ihre Papiere sicher verwahrt und bei Bedarf mit einem Griff zur Hand.
Sie müssen zu einer Geschäftsbesprechung und packen alle notwendigen Dokumente in Ihre Dokumentenmappe. Da Sie mit dem Zug fahren, können Sie Ihre Präsentation auf der Fahrt noch einmal überarbeiten. Sie überprüfen, ob Stifte und Schreibblock an ihrem Platz sind, füllen das Fach mit den Visitenkarten auf und drucken zum Schluss noch die Handouts für den Vortrag aus. Die kommen ganz oben in die Klarsichthülle. Nun kann es auch schon losgehen. Auf dem Weg zum Bahnhof fängt es an zu regnen. Gut, dass Ihre Unterlagen gut geschützt in der wasserfesten Transporttasche stecken!
Was ist eine Dokumentenmappe?
Eine Dokumentenmappe ist dazu da, Dokumente ordentlich aufzubewahren und sicher zu transportieren. In der Regel sind diese Dokumententaschen so groß bemessen, dass Schriftstücke im A4-Format bequem darin Platz finden – und auch nicht teilweise zerknüllt werden wie in einigen Rucksäcken. Des Weiteren erfüllen diese Dokumententaschen die Richtlinien für das Handgepäck in Flugzeugen und dürfen auf Flugreisen mit in die Kabine.
Einsatzgebiete für Büromappen
Dokumentenmappen erleichtern in erster Linie die Organisation des Büro-Alltags und lassen sich für viele unterschiedliche Zwecke nutzen. Sie schützen Papiere, Prospekte und Verträge vor Beschädigungen und bieten mit Hilfsmitteln wie Klarsichtfolien, Heftern oder Einschüben unkomplizierteMöglichkeiten zum Sortieren und Organisieren.
Darüber hinaus eignen sich diese Office-Taschen zum Verwalten privater Unterlagen. Damit stellen Sie sich in wenigen Schritten eine praktische Notfall-Mappe mit wichtigen Zeugnissen und Nachweisen zusammen, die Sie im Ernstfall wie einem Brand oder einer Evakuierung einfach und schnell mit sich nehmen.
Beliebte Materialien für Ordnungsmappen
Anders als Aktentaschen und Messenger Bags verzichten Dokumentenmappen oftmals auf Trageriemen oder Handgriffe. Stattdessen klemmen Sie sie einfach unter den Arm. Daher bestehen diese Business-Mappen in den meisten Fällen aus anschmiegsamen Materialien mit glatter Oberfläche, wie zum Beispiel
- Bezügen aus widerstandsfähigem Synthetik-Material,
- samtiger Mikrofaser,
- edlem Leder oder Kunstleder.
Ausstattung und Zubehör für Business-Mappen
Je nach Einsatzgebiet erhalten Sie schlichte, dünne Schreibmappen mit Notizblock, Einschüben für Stifte und Klemmbrett-Funktion. Damit machen Sie sich auf Messen, in Konferenzen oder bei Präsentationen Notizen und haben Stauraum für Kataloge, Skripte und anderes Informationsmaterial.
Größere Dokumententaschen halten mehr Platz im Innenraum bereit und weisen je nach Marke und Modell einige Besonderheiten auf:
- Eine Unterteilung in Einzelfächer erleichtert die Sortierung.
- Ein zusätzlicher Taschenrechner leistet bei Beratungsgesprächen und Kalkulationen gute Dienste.
- Ein gepolstertes Laptopfach ist ideal, um den tragbaren Computer platzsparend zu verstauen.
Darüber hinaus bekommen Sie diese Dokumentenmappen mit unterschiedlichen Verschlusslösungen wie diesen:
- Gummizug zum raschen Öffnen und Schließen
- Rundherum verlaufendem Reißverschluss
- Druckknöpfe oder Klettverschlüsse
Welche Verschlussart Sie kaufen, kommt auf die Art der Office-Mappe an. Müssen Sie die Mappe häufig öffnen und schließen, bietet sich die Gummizug-Lösung an. Eleganter sehen Varianten mit Klett, Druckknöpfen oder Schnallen aus. Sehr sicher und praxistauglich präsentieren sich Ausführungen mit Zipper.
Die Farben der Dokumentenmappen
Büromappen verfügen über ein neutrales, zeitloses Design. Daher erhalten Sie sie meist in Farbnuancen wie Schwarz, Grau, Beige oder Braun. Das bringt zusätzlich den Vorteil mit, dass die Mappe ausgezeichnet zu Ihrem jeweiligen Business-Outfit passt.
Was kommt in eine Dokumentenmappe?
Welche Dokumente in der Mappe Platz finden, ist völlig unterschiedlich und hängt ganz davon ab, wozu Sie sie beruflich und privat einsetzen. In beiden Bereichen sind die Ordnungshelfer auf vielerlei Weise nützlich.
Ordnungsmappen im Büro-Alltag
Im Büro fallen je nach Aufgabengebiet jede Menge Dokumente an. Dazu gehören vor allem die folgenden:
- Verträge und Steuerunterlagen
- Angebote und Policen
- Korrespondenz mit Geschäftspartnern und Kundschaft
- Quittungen und Rechnungen
- Produktbeschreibungen und Gebrauchsanweisungen
- Referate, Gutachten oder Vorträge
Manchmal ist es hilfreich, eine Mappe für die täglichen Routineaufgaben zur Hand zu haben und eine oder zwei weitere für besondere Gelegenheiten wie Reisen oder eine Messe. Dann sind diese Aufbewahrungssysteme bereits nach Art des Einsatzes geordnet und präpariert. Das macht die Organisation im Alltag noch einfacher.
Dokumentenmappen für zu Hause
Für heimische Büroarbeiten haben sich Dokumentenmappen ebenso bewährt. Gerade in der Notfallvorsorge spielen die Office-Taschen mit dem großen Stauraumangebot eine wichtige Rolle. Tritt ein Notfall ein, muss es manchmal blitzschnell gehen. Da ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schon fertig gepackt im Regal stehen. Noch sicherer ist es, wenn Sie Ihre Dokumentensammlung bei Ihrem Anwalt oder im Bankschließfach hinterlegen.
Doch was gehört denn nun in die Notfall-Mappe? Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Vorschlägen:
- Ihr Familienstammbuch oder Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden
- Versicherungspolicen, Sparverträge und Kontoverträge
- Bescheinigungen wie Verdienstnachweise und Rentenbescheide
- Aktien und Wertpapiere
- Kauf-, Miet- und Leasingverträge
- Testamente, Vollmachten, Schenkungsurkunden oder Patientenverfügungen
Diese Dokumente sollten möglichst als Originale oder beglaubigte Kopien in die Dokumententasche. Dazu kommen weitere Papiere, von denen Sie einfache Kopien hineinlegen, wie beispielsweise
- Personalausweis und/oder Reisepass sowie Impfpässe,
- Führerschein und Fahrzeugunterlagen,
- Grundbuchauszüge und andere das Wohneigentum betreffende Schriftstücke sowie
- Meldebescheinigungen für Ämter wie Finanz- oder Arbeitsamt.
Pflegetipps für Dokumententaschen
Wie Sie Dokumentenmappen am besten reinigen, hängt vom Material des Aufbewahrungssystems ab. Am leichtesten lassen sich Produkte aus Kunstfaser pflegen: Diese wischen Sie bei Bedarf einfach mit einem feuchten Tuch ab. Bei hartnäckigeren Verschmutzungen geben Sie einige Tropfen Spülmittel ins Waschwasser.
Ledermappen behandeln Sie möglichst mit speziellen Lederpflege-Produkten wie Lederfett oder Lederreiniger. Tragen Sie die Mittel mit einem weichen Tuch auf und polieren Sie sie im Anschluss, bis die Aktenmappe wieder schön glänzt.
